1.3.- Modelo

Cada vez que encontramos una estructura cualquiera cuyos elementos se corresponden con las variables y constan¬tes individuales de un sistema y cuyas funciones proposicio¬nales se corresponden con los símbolos funcionales (opera-ciones o funtores) del mismo sistema, se dice que esa es¬tructura es una INTERPRETACION o un MODELO apropiado del sistema en cuestión o, viceversa, que éste es un sistema apropiado de la estructura, ya que existe un ISOMORFISMO o ISOMORFIA (un tipo de función matemática) entre ambos.
En el modelo se estudian los hechos salientes del sistema o proyecto. Se hace una abstracción de la realidad, representándose el sistema/proyecto, en un modelo.
El modelo que se construye debe tener en cuenta todos los detalles que interesan en el estudio para que realmente represente al sistema real (Modelo válido). Por razones de simplicidad deben eliminarse aquellos detalles que no interesan y que lo complicarían innecesariamente.
Se requiere pues, que el modelo sea una fiel representación del sistema real. No obstante, el modelo no tiene porqué ser una réplica de aquél. Consiste en una descripción del sistema, junto con un conjunto de reglas que lo gobiernan.
La descripción del sistema puede ser abstracta, física o simplemente verbal. Las reglas definen el aspecto dinámico del modelo. Se utilizan para estudiar el comportamiento del sistema real.


Definición de ERP

La Planificación de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise Resourse Planning), es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

Beneficios de un ERP

A pesar de que en su origen los sistemas ERP fueron diseñados para funciones estándar, siguiendo la tendencia actual, los principales proveedores de softwares ERP (Sap, People Soft , Oracle, Baan, J. D. Edwars, etc.) han desarrollado aplicaciones especializadas en determinados sectores industriales, concebidas especialmente a la planeación (planning) de sus particulares procesos de negocios.

Lo anterior, sin perder su naturaleza integradora de recursos y procesos de negocios, pues aunque un software ERP orientado a un área de negocios específica, puede tener menús modulares especializados y configurables según los roles de cada usuario, sigue siendo un único software, con múltiples librerías que acceden a una base de datos centralizada.

Gracias a los Enterprise Resource Planning (ERP), la empresa comenzó a explotar el verdadero poder de la información en la gestión operativa-estratégica de los recursos empresariales, permitiendo la toma oportuna toma de decisiones y la disminución de los costos totales de operación; convirtiéndose en sistemas integrales de planeación y administración de los procesos y recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), con modularidad y adaptabilidad; características que lo diferencian de cualquier otro software de gestión empresarial.

Objetivos de los sistemas ERP

Entre los objetivos principales de los ERP como sistemas de planeación tecnológicos, se cuentan:

Optimización de procesos empresariales
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (un aspecto fundamental es la intregridad de datos)
La posibilidad de compartir información entre cada componente de la organización, eliminando datos y operaciones innecesarias (o redundantes)
Reducción de tiempos y de costes de procesos (mediante procesos de reingeniería)

Implementando un sistema ERP

La implementación de una aplicación del tipo Enterprise Resource Planning suele implicar la reingeriería de procesos en la búsqueda de alineamiento que permita la integración de éstos en un sólo modelo de gestión.

Debido a ello, una aplicación ERP no sólo es una tecnología nueva para la empresa, sino también un cambio de paradigma organizacional, que implicará tiempo, esfuerzo de adaptación al cambio organizacional y la disponiblidad de recursos financieros, ya que la adopción de un software ERP implica varios miles de dólares hasta llegar a una versión completamente operativa y útil para la gestión empresarial.

Lo anterior hace más compleja la aplicación de un ERP en el sector público, caracterizado, entre otros aspectos, por:
Fuertes barreras culturales (resistencia al cambio, actitud individualista, incorformismo, falta de innovación y liderazgo, islas de poder entre departamentos, etc).
Orientación a la norma, más que al objetivo buscado o a la estrategia que lo sustenta.
Ausencia de mecanismos reales de compensación, sobre todo a nivel individual, vinculados directamente a estrategias de cambio organizacional. En la práctica los procesos de calificación resultan ser un ritual y una profecía, muchas veces auto cumplida.
Debilidades en los procesos de capacitación, sobre todo en metodologías que se relacionen con lógicas del ámbito privado.
Debilidades para articular una visión compartida en todos los niveles organizacionales, a partir de la misión institucional.
Ausencia de una dirección estratégica, más allá de lo que por ley se ha establecido.
Pocos, múltiples y/o redundantes mecanismos de control, funcionando la mayoría de las veces aisladamente y con lógicas distintas.

Considerando los aspectos anteriores, el desafío de implantación de sistemas de administración y planeación de recursos empresariales es mucho más complejo, requiere tiempo de evaluación, implementación y seguimiento; además de un conocimiento previo y pleno de la empresa que lo respalda y de todas las fortalezas y debilidades del sistema que promete resolver las necesidades actuales y futuras (como tecnología y como modelo de negocios).

Por sobre todo se requiere de una estrategia organizacional que busque transformar la realidad de la organización sobre la base de un proceso de aprendizaje, donde tanto la alta gerencia como el resto de la organización deben estar comprometidos con el proyecto (desde el individuo hasta el gerente, en todos los departamentos y funciones relevantes que sentirán el impacto directo o indirecto de la implementación o uso del sistema).

Incluso, a nivel de grandes empresas, este tipo de sistemas o softwares de gestión empresarial son considerados, más que un desafío informático, un desafío organizacional, asociado a una estrategia de cambio organizacional. Ello debido a que la posibilidad de fracaso en su implementación es muy alta, principalmente por la sobre o subvaloración de las dimensiones involucradas (a nivel internacional, “The Conference Board” menciona que más del 40%, de una muestra de 117 de compañías encuestadas, reporta un fracaso en la implantación de su sistema”)